įdomus

Produktyvumas 101: pagrindinis dalykas kuriant reikalus (GTD)

„Getting Things Done“ arba „GTD“ yra sistema, skirta organizuotumui ir produktyvumui palaikyti. Iš išorės tai gali atrodyti sudėtinga, tačiau galutinis tikslas yra mažiau praleisti laiką atliekant darbus, kuriuos turite padaryti, kad turėtumėte daugiau laiko tiems, kuriuos norite padaryti. Suskaidykime ją ir pažiūrėkime, kaip pritaikyti supaprastintą versiją savo gyvenime.

Kas yra GTD (kaip viską susitvarkyti?)

„Getting Things Done“ (GTD) iš tikrųjų yra du dalykai: produktyvumo metodas ir autoriaus bei produktyvumo konsultanto Davido Alleno geriausiai parduodama knyga. Tai jau seniai egzistuoja ir yra produktyvumo entuziastų štabulas visur, įskaitant čia, svetainėje Goldavelez.com. Vis dėlto mes niekada nesinervinome, kas tai yra ir kaip jūs galite priversti jį dirbti jums. Ir kadangi mes neseniai pasinerėme į kai kuriuos naujų gyvenimo būdo pagrindų naujus skaitytojus iš savo 101 serijos, mes manėme, kad verta persvarstyti.

Paprasčiau tariant, GTD yra būdas organizuoti jūsų užduotis, prioritetus ir tvarkaraštį taip, kad juos visus būtų galima valdyti. Vienas didžiausių „GTD“ pranašumų yra tas, kad jis leidžia lengvai pamatyti, ką turite savo lėkštėje, ir pasirinkti, ką toliau dirbti. Taip pat labai akcentuojama tai, kad jūsų užduotys bus pašalintos iš galvos ir į sistemą, kuria galite remtis. Tai pašalina jūsų mintis apie bet kokius psichinius blaškymus, kurie neleis jums efektyviai dirbti.

Visa tai skamba puiku, bet ir GTD reputacija yra sudėtinga. Tai nebūtinai turi būti viena iš priežasčių, kodėl pelnė tokią reputaciją, nes nėra nė vieno griežto ir „tinkamo būdo“ to praktikuoti. Yra eilių, kuriose reikia apsistoti, tačiau nėra „tai daryk, tada daryk ir daryk, ir sudėk jas į tą kategoriją“ rūšies taisyklių sąvado. Norint, kad ji veiktų, nėra norimos naudoti programos ar žurnalas pirkti. Iš dalies dėl šio neaiškumo lengva remiksuoti ir pritaikyti jį jūsų poreikiams, tačiau tai taip pat apsunkina artėjimą. Šiame įraše mes apžvelgsime pagrindinius GTD principus pradedančiojo požiūriu ir pateiksime keletą patarimų, kurie padės jums pritaikyti supaprastintą, prieinamesnę formą į savo džiovinimo tvarkaraštį ir perpildytą darbų sąrašą.

Penki GTD „stulpai“

GTD yra organizacinė sistema. Tai nenurodo taisyklių, kaip jūs iš tikrųjų darote savo darbą. Vietoj to, dėmesys sutelkiamas į tai, kaip užfiksuoti darbą, kurį turite atlikti, jį organizuoti ir pasirinkti, kam reikia jūsų dėmesio. Esmė - „GTD“ yra ant penkių „ramsčių“ arba žingsnių, kaip susitvarkyti ir išlikti organizuotiems:

  1. Užfiksuok viską. Jūsų užduotys, idėjos, pasikartojančios užduotys, viskas. Įdėkite jį į užrašų knygelę su popieriaus lapeliu, „to-do“ programą, planuoklį, kad ir ką naudosite organizuodami. GTD nesako, kad naudojasi konkrečiu įrankiu, tačiau viskas, ką naudosite, turi atitikti įprastą srautą. Jo naudojimo kliūtis turėtų būti tokia žema, kad niekada nebus priežasties sakyti: „Aš jį įtrauksiu į savo sąrašą vėliau“. Norite viską užfiksuoti, kai tik tai atsitiks, todėl jums nereikės apie tai galvoti dar kartą, kol laikas tai padaryti.
  2. Paaiškinkite, ką turite padaryti. Parašykite ne tik „Suplanuokite atostogas“, bet suskirstykite jas į veiksmus, kuriuos atliksite, kad būtų kliūtis atlikti užduotį. Jei ką nors galite padaryti iš karto ir turite laiko tai padaryti, padarykite tai. Jei yra kažkas, ką galite perduoti, deleguokite. Čia yra naudingas vaizdo įrašas, kuriame Davidas Allenas paaiškina, kaip paaiškinti jūsų užduotis, kad jiems nereikėtų daugiau laiko išsiaiškinti, ką turėjote omenyje, nei reikia norint padaryti tai, ką norėjote.
  3. Sutvarkykite tuos elementus, kuriuos galima įgyvendinti, pagal kategorijas ir prioritetus. Nurodykite datas, kur galite, ir nustatykite priminimus, kad galėtumėte sekti juos. Taip pat atkreipkite ypatingą dėmesį į kiekvieno daikto prioritetą. Šiuo metu jūs iš tikrųjų nedarote nė vieno iš jūsų sąrašo elementų, tiesiog įsitikinate, kad jie yra tinkamuose kibirėliuose vėlesniam laikui ir jūsų priminimai yra nustatyti. Trumpai tariant, tai yra kokybiškas laikas, kurį reikia atlikti savo darbų sąraše, gautuosiuose ir kalendoriuje.
  4. Apmąstykite savo darbų sąrašą. Pirmiausia pažiūrėkite į užduotis ir sužinokite, koks turėtų būti kitas jūsų veiksmas. Aiškinimo etapas atsiperka, nes jūs turėtumėte sugebėti pasirinkti tai, ką turite laiko ir energijos, kad galėtumėte atlikti iškart. Jei pamatysite tai, kas yra taip neaišku, kad žinote, kad negalėsite tiesiog pasiimti ir su juo bėgti, sugriaukite. Antra, periodiškai pateikite išsamų darbų sąrašą, kad pamatytumėte, kur darote pažangą, kur turite koreguoti savo prioritetus ir nustatytumėte, kaip sistema dirba jums.
  5. Įsitraukite ir eikite į darbą. Pasirinkite kitą veiksmą ir pasinaudokite juo. Šiuo metu jūsų sistema nustatyta taip, kad būtų lengva tai išsiaiškinti. Jūsų užduotys yra suskirstytos į prioritetus ir suskirstytos į kategorijas. Jūs žinote, ką ir kada reikia dirbti. Jie suskaidomi į lengvai valdomus, lengvai įkandamus gabalus. Laikas keltis į darbą.

Tai yra pagrindiniai GTD principai. Esmė - „GTD“ suteikia jums galimybę viską, ką jums reikia atsiminti, iš galvos ir paversti sistema, kuri juos galėtų atsiminti jums, sutvarkyti ir suskaidyti į gabalus, kuriuos galite naudoti. Tokiu būdu kitą kartą pažvelgus į savo darbų sąrašą, neturėtų kilti painiavos dėl to, ką turite išspręsti ar kas yra svarbiausia. Galite praleisti mažiau laiko galvodami, ką daryti ir kaip dirbti, ir daugiau laiko iš tikrųjų dirbdami.

Kaip pradėti naudotis GTD

Dabar, kai suprantate pagrindinę GTD prielaidą, pradėti paprasta. Tiesą sakant, tikėtina, kad daugelis GTD ramsčių jau yra jūsų darbo eigos dalis. Gal jau turite „to-do“ programą arba reguliarų susitikimą su savo viršininku aptarti prioritetus. Tai gali atrodyti bauginančiai - arba norėsite, kad daugiau laiko praleisite susitvarkydami su kažkuo, pavyzdžiui, GTD, nei iš tikrųjų praleisite dirbdami darbus, tačiau tai nebūtinai turi būti tokia. Štai kaip pradėti.

Pirma, jums reikia kažkokio įrankio, kuris užfiksuotų ir sutvarkytų visas jūsų idėjas, užduotis, atsakomybę - viską, ką reikia atsiminti. Greičiausiai jau turite mėgstamiausių darbų sąrašą, žurnalą ir planuoklį, kuriuos naudojate norėdami išlikti organizuoti. Jei neturite, ieškokite tokio, kuris atitiktų jūsų srautą. Kai viršininkas jus nustebina nauja užduotimi, kai dirbate su kažkuo kitu, jums reikia įrankio, kuris leistų jums kuo greičiau tą užduotį išvesti iš galvos ir patekti į jūsų sistemą. Tokiu būdu jums nereikės dėl to jaudintis ar bandyti prisiminti vėliau. Jei dabartinė jūsų „to-do“ programa nesuteikia jums tokios laisvės, suraskite ją, net jei tai yra užrašai ar lenta.

Toliau - ir štai to, ko dauguma mūsų dabar nedaro, - skirkite šiek tiek laiko kiekvieną savaitę arba kiekvienos dienos pradžioje, kad iš tikrųjų susisiektumėte su savo užduotimis. Galų gale nėra greitesnio laiko eikvoti laiką darbui, nei dirbti aklai, negalvojant apie bendrą vaizdą ar dar ką daryti, kas yra skubiau. Įsitikinkite, kad šie pavedimai yra išdėstyti tam tikrose užduotyse, kurias galite pasiimti ir vykdyti, kai tik turėsite laiko jas atlikti. Įsitikinkite, kad jie taip pat yra suskirstyti pagal prioritetus, todėl niekada nereikia gaišti laiko aiškinantis, kas svarbiausia. Idealiu atveju, kai baigsite, užduotis turėtų būti lengva nuskaityti, galėsite greitai pamatyti, kas svarbiausia, ko atlikimas užima daugiausiai ar mažiau laiko, ir ką turėtumėte spręsti toliau (ir po to)., ir po to.)

Tai, kaip suorganizuosite tuos pavedimus, priklauso nuo jūsų pačių, bet atminkite, kad neperkraukite metodo. Tai daro maži dalykai, ir jei jūsų darbų sąrašas pradeda išsipūsti su kategorijomis, skirtingais prioritetais ir visokiomis etiketėmis, vėliavomis ir funkcijomis, laikas grįžti prie pirmojo kvadrato ir supaprastinti. Asmeniškai aš kiekvieną rytą praleidžiu maždaug penkias minutes įsitikindamas, kad viskas mano darbų sąraše atspindi viską, ką man reikia padaryti tą dieną, ir viskas, kas yra didelis ar neaiškus, turi pakankamai aiškumo, kad galiu su juo bėgti. Tuomet kartą per savaitę skiriu sau maždaug nuo pusvalandžio iki valandos trukmės savaitinę apžvalgą, kur giliau pasineriu, įsitikinu, kad stebiu bet ką, ką turėjau mintyje, bet apleistą, pridedu visas išliekančias idėjas. į savo darbų sąrašą, deleguok, ką galiu, šiek tiek pasidaryk mintis ir, jei reikia, pakeisk prioritetus.

Raskite jums tinkančią „GTD“ sistemą

Galite pamanyti, kad pats Davidas Allenas naudojasi kokiu nors brangiu planuotoju ar daugybe reikalingų programų, kad padarytų tai, ką daro. Jis to nedaro. Tiesą sakant, jis tikrai naudojasi tik popieriumi. Tiesą sakant, jo darbo vietoje visada yra užrašų knygelės, todėl jis gali greitai užrašyti idėjas ir užduotis bei jas ištraukti iš galvos.

Jei jums patinka ir popierinis požiūris, anksčiau paminėta „Bullet Journal“ sistema yra labai palanki GTD, nes ji skatina jus skirti laiko peržiūrint ir nustatant prioritetus jūsų užduotims ir palengvina naujų sąrašų įtraukimą į savo sąrašą. . Tai prideda daugiau struktūros, nei reikalauja GTD, tačiau tai gali būti naudinga jums.

Jei jums labiau patinka į programą orientuotas požiūris, turite daugybę galimybių. „Evernote“ yra populiarus pasirinkimas, ir mes jau anksčiau minėjome, kaip tai padaryti pritaikytą GTD, kartu su keliais šablonais, kad galėtumėte pradėti. Man labiau patinka „Springpad“, jis lengvai įmasažuojamas ir į GTD draugišką organizatorių. „Microsoft OneNote“ yra tokia pat galinga ir draugiška GTD. Visi trys puikiai tinka GTD, net jei jie yra šiek tiek sunkūs ir turtingi funkcijomis.

Jei nenorite, nereikia naudoti daugiafunkcinių programų, tokių kaip „Evernote“ ar „OneNote“, skirtų GTD. Net tokios paprastos programos, kaip „GQueues“, „Doit.im“ ir net pati „Apple“ programa „Priminimai“, kurios gerai tinka formai. Tiesą sakant, bet kuri programa ar užrašų darymo įrankis, kuris taip pat leidžia organizuoti, nustatyti svarbą ir peržiūrėti dalykus, kuriuos turite padaryti, veiks gerai. Beje, kai kurie tai daro lengviau nei kiti, o kai kurie yra sukurti atsižvelgiant į GTD. Atkreipkite dėmesį į tai, jei ieškote.

Atminkite, kad tai tik viena filosofija

GTD labai daug to siekia, bet nepamirškime: tai tik viena filosofija. Tai ne visiems, ir tai gali būti ne pati geriausia produktyvumo sistema. Yra daugybė produktyvumo sistemų ir metodų, ir nors kai kurie žmonės garbina GTD kaip Biblija, tai tik viena labai populiari sistema iš daugelio. Geriausias būdas jį naudoti - įmasažuoti į sistemą, kuri geriausiai tinka poreikiams, o ne griežtai laikytis visų jos taisyklių. Miršta būti perdarytam ir pritaikytam.

Pvz., Jei pavedimai pateikiami el. Laiškų forma, gautieji turėtų būti jūsų sistemos dalis. Jei gautieji bus švarūs arba bent jau sutvarkyti, tai yra aukščiau pateiktų „gaudymo“ ir „tvarkymo“ veiksmų dalis. Ši „Gmail“ darbo eiga padėjo mūsų pačių Melanie Pinola kontroliuoti gautųjų aplanką. Aš vis tiek prisiekiu Ginos Trapani „Patikima trio“ pašto aplankais ne todėl, kad mano gautieji atrodo tvarkingi, bet todėl, kad sujungia gaudymą ir paaiškinimą viename. Jei esate studentas, ši kolegijai palanki darbo eiga gali patikti jums, nes joje kalbama ir apie laiką (užduotys, darbai, egzaminai), ir pagal kontekstą (studijuojant, rengiant užrašus, tyrimus). Kad ir ką darytumėte, įsitikinkite, kad jis tinka jums ir kad tai yra. Neužsiimkite produktyvumu vardan produktyvumo.

Papildomi skaitymai

Dabar jau turite įrankius, kad galėtumėte pradėti dirbti su GTD ir padaryti jį naudingą jums. Mes tikrai tik subraižėme paviršių, o toje pačioje knygoje pateikiami konkretesni patarimai ir pavyzdžiai, kuriuos galite pritaikyti pagal savo specifinius poreikius. Jei ieškote daugiau išteklių, pateikiame trumpą straipsnių, kuriuos verta perskaityti, sąrašą:

  • Praktikuojama supaprastinta GTD
  • „GTD Times“
  • DUK apie „Zen Habits“ dalykus
  • 43 aplankų pradžia naudojant „GTD Guide“
  • „Mashable“ „GTD Toolbox“
  • Mūsų GTD žymėjimo puslapis

Atminkite, kad GTD tikslas yra praleisti šiek tiek laiko organizuojant, kad gautumėte didelę laiko, kurį praleisite nereikalingam, neproduktyviam darbui, naudą. Dėl jūsų pastangų būsite labiau organizuotas ir atsipalaidavęs, nes jums niekada nereikės galvoti apie tai, ką daryti toliau, kaip tai padaryti ir kada turėsite laiko - jūsų sistema tai sutvarkys už jus. Galutinis rezultatas yra tas, kad jūs labiau derinate savo darbą ir esate labiau įsitraukęs į savo gyvenimą.