įdomus

Kiek laiko turėčiau saugoti senus dokumentus?

Gerb. Goldavelez.com,

Aš turėjau senus dokumentus (mokėjimo kortelės, kreditinės kortelės sąskaitos, draudimo dokumentai ir tt) ir mano bylų spinta pagaliau turėjo užpildymą. Aš žinau, kad pereiti į XXI amžių nuskaitymo ir rūšiavimo būdu yra turbūt geriausia išeitis, tačiau nenoriu skirti laiko ar energijos visų tų dokumentų nuskaitymui, tvarkymui, atsarginių kopijų kūrimui ir pan. Kada aš galiu jų atsikratyti?

Pasirašyta,

Peeved by Paper

Gerb. Peevedai

Visiškas popieriaus nenaudojimas turi savo privalumų (ir daugeliui žmonių net nereikia tiek daug laiko ir pastangų, kaip jūs galite pamanyti), tačiau kai turite popierinių dokumentų, grįstų daugelį metų (gal net dešimtmečius), tai gali būti bauginanti ir, aišku, , nėra vertas laiko juos skaitmeninti. Vis dėlto, turėdami daugybę dokumentų, turėtumėte juos laikyti dar daugelį metų ir pasidaryti skaitmeninę kopiją, kad galėtumėte sukurti papildomą atsarginę kopiją. Tačiau dauguma jūsų perpildytos padavimo dokumentų gali būti užtikrintai perdirbti arba susmulkinti. Čia pateiktas įvairių tipų svarbių dokumentų galiojimo laikas trumpas, kad galėtumėte juos surūšiuoti ir šiek tiek nuvalyti nuo popieriaus griozdo.

Pastaba: nuomonės skiriasi dėl tikslių įrašų saugojimo datų, tačiau tai yra keletas pagrindinių profesinių šaltinių rekomendacijų, kurios gali padėti sutvarkyti iškilusią failų spintelę.

Laiko pabaigos dokumentai

Visi dokumentai, kurių niekada neturėtumėte atsikratyti, yra gana akivaizdūs: jie yra oficialūs vyriausybinių agentūrų dokumentai, kuriuose dažniausiai dalyvauja teisininkai, ir bus labai svarbūs jūsų artimiesiems, jei dingsite, susiję su kažkuo, turinčiu didelę vertę, ir (arba) esate skausmas pakeisti. Kaip pažymėjome vadove, kurį reikia saugoti ir ką susmulkinti, tai apima:

  • Gimimo ir mirties liudijimai
  • Socialinės apsaugos kortelės
  • Pensijų plano dokumentai
  • Asmens tapatybės kortelės ir pasai
  • Santuokos licencija
  • Verslo licenzija
  • Karo iškrovimo dokumentai
  • Bet koks draudimo polisas
  • Testamentai, gyvenimo valia ir įgaliojimas (nes mes visi vieną dieną mirsime ir turime tam pasiruošti)
  • Transporto priemonių pavadinimai
  • Paskolos dokumentai
  • Namų aktai ir hipotekos dokumentai

Be to, CPA Mark O. Dietrich įrašų saugojimo vadovas ir Niujorko valstijos vartotojų apsaugos departamentas taip pat rekomenduoja jums nuolat saugoti:

  • Namų įrašai: atšaukti patikrinimai dėl esminių namų patobulinimų ir priežiūros (atsižvelgiant į būsto nuosavybės trukmę)
  • Medicininiai įrašai
  • Vertybių nuotraukos ar vaizdo juostos
  • Mokesčių deklaracijų kopijos ir darbalapiai
  • Pajamų mokesčio mokėjimo čekiai
  • Metinės IRA ar kitos investicinių įmokų ataskaitos, pensijų / pelno dalijimosi informacinė grąža

Šių dokumentų fizines kopijas laikykite saugioje vietoje, pavyzdžiui, seifą ar ugniai atsparų seifą - vieną vietą, kurią nesunku patraukti, jei reikės evakuoti, ir taip pat darykite skaitmenines kopijas, kad galėtumėte pasidaryti atsargines kopijas. Norėdami sekti savo vertingą informaciją ir dalintis ja su artimaisiais, skaitykite mūsų „avarinio komplekto“ sąrašą.

Dokumentai, kuriuos reikia mesti, kai atvyksta nauji žmonės

Popieriaus paradas yra begalinis. Geros naujienos yra tai, kad kiekvienoje naujoje investicinėje ataskaitoje, atnaujintame draudimo polise ar daugelyje kitų reguliariai pasikartojančių dokumentų galite išsaugoti tik naujausią versiją. Visų pirma, galite susmulkinti šiuos dokumentus, kai gausite naują:

  • Mėnesio arba ketvirčio investicijų ataskaitos (metines ataskaitas rasite kitame skyriuje)
  • Socialinės apsaugos pareiškimai
  • Kasmet atnaujinami draudimo polisai

Dokumentai, kuriuos reikia saugoti iki konkretaus laiko ar įvykio

Galiausiai, kai kuriuos įrašus galima išmesti po tam tikro aktyviklio ar laiko:

  • Kreditinės kortelės kvitai: suderinę juos su mėnesio ataskaita, nebent to reikia garantijai ar mokesčių deklaracijai pateikti. Tokiais atvejais turėkite kvitus su gaminio vadovu, kol baigsis garantija, arba su mokesčių dokumentais.
  • Banko indėlis arba sąskaitos išrašymas: po to, kai susitaikysite su savo mėnesine ataskaita
  • Kreditinė kortelė ir banko sąskaitos išrašai: 7 metai, jei jums jų reikia mokesčių palaikymui, kitaip - vieneri metai.
  • Metinės investicinės ataskaitos: Kol neparduosite investicijų, laikykite jas 7 metus po to, kai parduosite kartu su mokesčių dokumentais.
  • Atlyginimų užmokestis: suderinęs su W-2 forma ir sumokėjęs mokesčius
  • Privalumų paaiškinimas sveikatai: 1 metai
  • Niujorko valstybinio vartotojų apsaugos departamento duomenys apie naudingumą: Mažiausiai 3 metai
  • Mokesčiai ir patvirtinamieji dokumentai (pvz., Su mokesčiais susijusios medicininės sąskaitos, dovanotos dovanos ir pan.): Bendra rekomendacija yra 7 metai, nes paprastai IRS praeina, jei esate audituotas. IRS turi konkretesnes gaires, kurių apgaulingo grąžinimo atvejais patariama nuo 3 metų iki neriboto laiko.

Kiek laiko reikia saugoti verslo įrašus

Galiausiai, jei jūs turite savo verslą ar esate laisvai samdomi darbuotojai, jūsų įrašų išsaugojimo poreikiai bus labiau įtraukti. (Tai yra rimtas verslas!) Pavyzdžiui, „CK & Co“ sertifikuotų valstybinių buhalterių ir verslo patarėjų verslo įrašų išsaugojimo rekomendacijos (PDF) sako, kad jūs turėtumėte nuolat saugoti savo metų pabaigos finansinę ataskaitą, ketverius metus pasibaigusią draudimo polisą ir septynerius banko išrašus. metų.

Dirbti su daugybe jūsų įrašų ir svarbių dokumentų yra šiek tiek vargo, bet vis dėlto būtina. Tvarkydami šiek tiek popieriaus ir pateikdami aukščiau pateiktą kontrolinį sąrašą, turėsite daug labiau organizuotą sistemą ir daugiau vietos failų spintelėje.

Meilė,

Goldavelez.com