naudingi straipsniai

12 ar daugiau patarimų ir gudrybių norint greičiau dirbti „Microsoft Outlook“

„Microsoft Outlook“ vis dar yra de facto el. Pašto klientas daugelyje biurų. Praėjo šiek tiek laiko, kai pažvelgėme į seną gerą „Outlook“, todėl štai keli mėgstamiausi triukai, kuriuos verta persvarstyti, kad padidintumėte savo produktyvumą šioje „viskas viename“ el. Pašto, kalendoriaus, užduočių ir užrašų programoje.

Šiame įraše pateiktos instrukcijos ir informacija yra paremti „Outlook 2010“, tačiau jie turėtų veikti tiek su ankstesnėmis, tiek su naujesnėmis „Outlook“ versijomis, išskyrus atvejus, kai nurodoma kitaip.

Bendrieji klavišai

Žemiau pateiktos nuorodos veikia visoje programoje, todėl galite daugiau nuveikti, neskaitote el. Laiškų ar įtraukiate susitikimų įvykius į savo kalendorių.

1. Sužinokite apie „Outlook“ sparčiuosius klavišus. Kaip ir „Microsoft Word“, „Excel“ bei kitose „Office“ programose, „Outlook“ turi unikalius sparčiuosius klavišus, todėl nereikia gaišti laiko, kai reikia judinti pelę ar naršyti po meniu. Sužinokite tuos, kuriuos dažniausiai naudojate, ir paspartinsite „Outlook“ užduotis. „MakeUseOf“ turi patogų „Outlook“ sparčiųjų klavišų kodų lapą, kurį galite atsisiųsti arba atsispausdinti. Tarp naudingiausių:

  • „Ctrl“ + R : atsakymas į el. Laišką
  • Alt + R : atsakykite į visus el. Paštu arba perjunkite į darbo savaitės kalendoriaus rodinį
  • Alt + W : persiunčiate el. Laišką arba perjunkite į savaitinį kalendoriaus rodinį
  • „Ctrl“ + M : „F9“ - siųsti / gauti visus
  • Alt + S : Siųsti el. Laišką
  • „Ctrl“ + G : atidarykite „Eiti į datą“ dialogo langą, jei norite pereiti į bet kurią kalendoriaus datą

Taip pat naršymo srityje galite perjungti paštą, kalendorių, kontaktus ir kitus elementus spustelėdami „Ctrl“ + [elemento vietos numerį], pvz .:

2. Pasinaudokite „Outlook“ greitaisiais veiksmais. Tiems nepažįstamiems „Quick Steps“ yra žudiklinė funkcija, kurią „Microsoft“ pristatė kartu su „Outlook 2010“. Jie yra bet kokio daugiapakopio veiksmo, kurį galite įsivaizduoti, nuorodos, pavyzdžiui, el. Laiškų perkėlimas į konkretų aplanką ir jų pažymėjimas kaip perskaitytų arba el. Laiškų persiuntimas į jūsų komanda ir tuo pačiu metu vėliava. Tai leidžia trumpai kartoti užduotis ir jūs galite sukurti savo „Quick Step“ veiksmus.

3. Iš savo mainų srities sukurkite naują elementą. Skrybėlės patarimas kolegai Goldavelez.com Walteriui Glennui už šį patarimą (ir kitiems šiame kūrinyje):

Nukopijuokite bet kurį tekstą į mainų sritį, tada „Outlook“ paspauskite „Ctrl-V“. „Outlook“ sukuria naują pranešimą (arba užrašą ar bet kurį elementą, atsižvelgiant į aplanką, kurį žiūrite) su jau įklijuotu tekstu.

Taigi, užuot sukūrę naują elementą „Outlook“, o tada nukopijavę ir įklijavę tekstą, abu veiksmus atliksite viename žingsnyje.

El. Pašto nuorodos

Nors „Gmail“ ir kitos žiniatinklio pašto paslaugos yra gana veiksmingos, „Outlook“ nėra prasta, kai reikia rūšiuoti, filtruoti, klasifikuoti ir kitaip pritaikyti gautuosius jūsų poreikiams.

4. Ribokite darbalaukio pranešimus tik su svarbiausiais el. Laiškais. Baisiai trukdo nuolat sakyti „tu gavai paštą!“ bet vis tiek norite gauti pranešimus apie svarbiausius įspėjimus. „Outlook“ nustatykite darbalaukio pranešimus tik tiems VIP pranešimams. Kanados teisinis žurnalas „Slaw“ siūlo išsamų mokymą, kaip tai padaryti, tačiau iš esmės pirmiausia išjunkite visus darbalaukio įspėjimus, naudodami pašto parinktis, tada sukurkite „Outlook“ taisyklę, kad būtų rodomi įspėjimai apie konkrečių žmonių pranešimus, siunčiamus tik jums. Pavyzdžiui:

5. Vėliavos pranešimai - greitai. Pasirinkus pranešimą ar du, jutiklis paspauskite įterpimo klavišą, norėdami įjungti vėliavą arba pažymėti, kad ji padaryta.

6. Gaukite el. Laiškus, kurie nėra tiesiogiai siunčiami jums iš savo gautųjų. Sename įraše (vis dar verta pažvelgti, jei naudojate „Outlook“) Scotas Hanselmanas išsamiai aprašo savo „GTD“ organizavimo metodą, skirtą „Outlook“. Vienas geriausių patarimų yra naudoti specialų aplanką „Gautieji - CC“, kad surinktumėte visus el. Laiškus, kurie nėra siunčiami tiesiogiai jums; tokiu būdu gautieji sutelkiami tik į svarbiausius el. laiškus. Norėdami tai nustatyti, eikite į Taisyklės> Naujos taisyklės .... Tada spustelėkite mygtuką „Papildomos parinktys“. Taisyklių vedlyje pasirinkite „kur mano vardo nėra langelyje Kam“, tada kitame ekrane „perkelkite jį į nurodytą aplanką“. (Arba nustatykite VIP el. Pašto aplanką ir perkelkite „tik man siunčiamus el. Laiškus“ į tą specialų aplanką.)

7. Naudokite el. Pašto šablonus, kad niekada nerašytumėte to paties el. Laiško du kartus. Pavargote skambėti kaip sugadintas įrašas? El. Laiškus, kuriuos siunčiate dažnai, pvz., Informacijos užklausas ar priminimus apie mokėtinas sąskaitas, išsaugokite el. Laišką kaip šabloną naudodami Failas> Įrašyti kaip ...> „Outlook“ šabloną. Tada, norėdami naudoti šabloną, eikite į Nauji elementai> Pasirinkite formą ... ir ieškokite „Vartotojo šablonai failų sistemoje“, kad galėtumėte ieškoti išsaugoto šablono. Arba dar greičiau du kartus spustelėkite OFT failą iš „Windows Explorer“, kad iš to šablono sukurtumėte naują pranešimą. Taip pat galite naudoti teksto išplėtimą, kad tai atliktumėte bet kurioje jūsų kompiuterio programoje.

8. Sukurkite svarbiausių el. Pašto adresų aplankus. Kokie dažniausiai pasiekiami el. Pašto adresai? Gal jie yra jūsų viršininko ar tam tikrų subjektų el. Laiškai (kur yra ta TPS ataskaita?). Bet kuriai paieškai, kurią dažnai atliekate, tiesiog išsaugokite greitos prieigos paiešką. Kairiajame naršymo meniu spustelėkite „Ieškoti aplankų“, pasirinkite „Naujas paieškos aplankas“ ir tada naudokite vedlius arba rankiniu būdu tinkinkite paiešką pagal savo specifikacijas.

9. Greitai išsaugokite el. Laiškus kaip failus. Jei norite išsaugoti tam tikrus laiškus dėl palikuonių, turite keletą būdų. Nors el. Laiškus galite atskirai išsaugoti per meniu Failas> Įrašyti kaip ... (parinktys: tekstas, HTML, „Outlook“ pranešimo formatas arba .msg, HTML, .mht), el. Laiškus išsaugoti yra daug greičiau, vilkdami juos į darbalaukį arba „Windows Explorer“. Tai išsaugos juos patentuotame „Outlook“ .msg formate, tema bus pavadinta failo pavadinimu.

Taip pat galite naudoti tokius kaip VBA scenarijus, kad automatiškai (arba pusiau automatiškai) išsaugotumėte el. Laiškus vietiniame kietajame diske kaip atskirus pranešimus, atlaisvindami juos iš .PST arba .OST failo, kurį „Outlook“ saugo.

Užduotys, kalendorius, užrašai ir žurnalas

„Outlook“ nėra tik el. Pašto klientas. Tai pilnavertis asmeninės informacijos tvarkytojas. Viskas, kad viskas yra vienoje vietoje, turi savo privalumų, tačiau vis dar yra būdų, kaip efektyviau panaudoti visas šias funkcijas.

10. Grupuokite užduotis pagal pasirinktinį prioritetą. Jei norite naudoti „Outlook“ ir kaip savo darbų tvarkyklę, MSDN JD Meier siūlo šią organizacinę struktūrą: Be kiekvienos užduoties pridėjimo pradžios datos, pridėkite pasirinktinį prioriteto lauką (pvz., P0, P1 ir P2). . Tada užduotis galite sugrupuoti pagal tą pasirinktinį lauką, kad galėtumėte iš pirmo žvilgsnio pamatyti, kuriuos reikia atlikti tinkamu metu. Pavyzdžiui:

Šis metodas taip pat gali būti veiksmingas su produktyvumo metodais, tokiais kaip darbas atliekant užduotis partijomis, pavyzdžiui, „Workstation Popcorn“, produktyvus darbas iš namų, arba jei norite organizuoti savo užduotis per kiek laiko jie užima.

11. Norėdami sukurti kalendoriaus įvykį, naudokitės natūralia kalba. Negaiškite laiko slinkdami mėnesio datos rinkikliu, kad surastumėte tikslią susitikimo ar susitikimo datą. Datos laukelyje natūraliai įrašykite „Nepriklausomybės diena“, „trys dienos nuo rytojaus“ ir pan.

12. Įrašykite „Outlook“ užrašus, įvykius ir bet kuriuos kitus elementus darbalaukyje, kad galėtumėte juos greitai pasiekti. Ne tik el. Laiškus galite išsaugoti kompiuteryje ne „Outlook“: kalendoriaus įvykius, užrašus, kontaktus ir visa kita galite nuvilkti į darbalaukį arba „Windows“ aplanką kaip atskirus elementus, kad vėliau galėtumėte juos greitai pasiekti. Dukart spustelėkite elementą - net jei „Outlook“ neatidaroma - ir jis iškart atsidarys „Outlook“.

Premija („Outlook 2010“ ir ankstesnėms versijoms): naudokite „Outlook“ kaip automatinį laiko stebėjimo įrankį. Tai nebereikia naudoti „Office 2013“, tačiau, jei turite ankstesnę „Outlook“ versiją, galite naudoti žurnalą, kad automatiškai registruotumėte savo užduotis, laiką, „Office“ dokumentų naudojimą ir pan. Turite spustelėti kairiąją naršymo srities mygtuką „Daugiau“, kad surastumėte žurnalo piktogramą, tada įgalintumėte žurnalą, kad galėtumėte sekti konkrečių kontaktų pranešimus, susitikimų užklausas ir laiką, praleistą kitose biuro programose.

Tada pamatysite visų šių įvykių tvarkaraštį ir išsamų žurnalą, kuris puikiai tinka tiems iš mūsų, kurie turi saugoti laiko apskaitos žiniaraščius, išrašyti sąskaitas faktūras klientams ar tiesiog nori įsimeni savo prisiminimus apie tai, kur iš tikrųjų praėjo laikas.

Visa tai tik nubraižo „Outlook“ galimybių paviršių. „Outlook“ yra galingas kasdienio gyvenimo organizavimo įrankis, į kurį įdėta parinkčių ir funkcijų, taip pat VBA scenarijų, kuriuos galite įdiegti arba rašyti patys. Norėdami gauti daugiau patarimų ir gudrybių, skaitykite mūsų ankstesnę „Outlook“ patarimų kolekciją arba pasidalinkite savo mėgstamiausiais čia.